Styrelsen har ett gemensamt ansvar att förvalta föreningens tillgångar och bedriva verksamhet utifrån verksamhetsplan och budget som fastställts av årsmötet. Det finns ofta en roll- och arbetsfördelning inom styrelsen:
Storleken på en styrelse är reglerat i stadgarna eller beslutas av årsmötet. Om det finns utrymme kan fler funktioner utses, till exempel:
Ordförandens roll är att leda föreningens och styrelsens arbete, kalla till möten och samordna och hålla ihop föreningens olika roller. Ordföranden är också föreningens ansikte utåt som representerar föreningen. Ordföranden är ofta firmatecknare. Vice ordförande tar över ordförandens arbetsuppgifter om denne inte kan närvara.
Reflektera
Måste ordförande alltid ha den roll som är beskriven ovan?
Hur skulle en fördelning kunna se ut vid ett delat ordförandeskap?
Finns det fördelar med att vara två, jämfört med att ha en aktiv vice ordförande?
I första hand är protokoll till för styrelsen, för att komma ihåg beslut och diskussioner. Protokollen är också till för revisorerna som ska granska verksamheten och ekonomin, valberedningen som ska förbereda valen till årsmötet, banken och eventuella myndigheter som ska kunna utläsa vem/vilka som är firmatecknare och har rätt att teckna bank och avtal i föreningens namn samt eftervärlden som ska kunna följa arbetet och berätta om det i framtiden.
Möjligheten finns att låta medlemmarna läsa protokoll, beroende på hur transparenta ni vill/kan vara. Alternativet är att skriva protokollsutdrag eller mötesreferat som ska läggas på webbsidan eller i sociala medier så att engagerade och intresserade medlemmar kan ta del av styrelsens arbete.
Ersättare eller suppleanter väljs på årsmötet för att kunna träda in i arbetet när någon av de ordinarie inte kan närvara på styrelsemötet. Det är viktigt att redan i ett tidigt stadie ha en diskussion kring förväntningar på de som är ersättare/suppleanter. Ska de vara passiva eller aktiva?
Om suppleanter är aktiva betyder det att de är precis som ordinarie styrelseledamöter men att de saknar rösträtt om alla ordinarie ledamöter är på plats. Är de istället passiva träder de endast in om någon är frånvarande.
Det finns föreningar som istället för att välja suppleanter/ersättare utökar antalet ordinarie ledamöter och på så vis ökar möjligheterna att fatta giltiga beslut vid ett möte.
Styrelsen kan välja att adjungera personer till styrelsen, som exempelvis föreningens anställda eller andra personer som är sakkunniga i en särskild fråga. En person kan vara adjungerad till ett särskilt möte eller via årsmötet bli adjungerad för hela året. De som adjungeras till styrelsen har yttrande- och förslagsrätt men inte rösträtt.
Det händer att en person måste ta ”time-out” i styrelsearbetet eller avbryta sin mandatperiod innan den är slut. Det kan vara för att denne flyttar eller har personliga skäl som gör att den inte kan slutföra sin mandatperiod. Vad händer om någon avgår innan årsmötet? Vad kan en styrelse göra i en sådan situation?
Ett förslag är att föreningen har reglerat i sina stadgar vad som gäller. Det vanliga är att någon annan i styrelsen tar över de uppdrag som måste genomföras och resten får vänta tills nästa verksamhetsår och kommande styrelse. Det viktiga är att ha en levande diskussion och att inte skuldbelägga den som av personliga orsaker måste avgå i förtid.
Repetition? Följande film går igenom ovanstående text.
