Föreningens ekonomi ska vara i god ordning så att medlemmarna kan följa upp verksamheten och styra den mot de mål som finns uppsatta, men också för att följa lagar och regler.
Beroende på hur stor föreningens verksamhet och ekonomi är, brukar det vara vanligt att skapa en arbetsordning för vad som ingår i de olika styrelseposterna.
Det bör också finnas en attestrutin som bestämmer vem eller vilka som får godkänna kostnader, och hur stora kostnader en enskild person i styrelsen får fatta beslut om. Detta tillsammans med firmateckningsrätten brukar det beslutas om på det konstituerande mötet.
Redovisning är ett vitt begrepp som innehåller flera olika moment såsom bokföring, framtagning av budget, analys av rapporter och upprättande av bokslut.
Bokföring är när uppgifter förs in i en bokföringsbok eller i ett bokföringsprogram. Det handlar också om arkivering av uppgifter, avstämning av konton och att ta fram rapporter. Anledningen till att vi bokför är för att kunna följa upp verksamheten och styra den mot de mål som föreningen har satt upp.
Leverantörer, för att kunna teckna nya avtal eller om föreningen behöver ha förlängd betalningstid på sina fakturor.
Banken, om föreningen behöver låna pengar eller vill ha ett kreditkort.
Skatteverket, i inkomstdeklarationen måste föreningen ha ordning på bokföringen
Det finns också lagar som måste följas vad gäller bokföringen och det är upp till varje förening att se över vilka lagkrav som gäller.
Som ideell förening omfattas man av regler i skattelagstiftningen, som att varje år lämna in en särskild självdeklaration eller särskild uppgift till Skatteverket. Föreningen behöver därför bokföra intäkter, kostnader, tillgångar och skulder på ”bokföringsmässiga grunder”. Det betyder att intäkter och kostnader ska redovisas det beskattningsår de avser, oavsett när pengarna betalats ut eller kommit in på bankkontot.
När månaden är slut och bokföringen är gjord kan föreningen ta ut en sammanställning över alla ekonomiska händelser, en så kallad balans- och resultatrapport.
Balansräkningen innehåller alla föreningens tillgångar och skulder och visar balansen mellan dem vid en viss given tidpunkt. Här syns också föreningens eget kapital, som är skillnaden mellan föreningens tillgångar och skulder.
Summan av tillgångarna och summan av eget kapital och skulder måste vara lika stora i varje balansräkning.
Resultaträkningen är en uppställning av en periods intäkter och kostnader med resultatet (vinsten eller förlusten) längst ner. En resultaträkning presenterar alltid vad som hänt i föreningen under en viss tidsperiod, till exempel under en månad eller ett år.
Att göra ett bokslut handlar om att avsluta den löpande bokföringen för ett räkenskapsår och göra olika bokslutsdispositioner, till exempel periodiseringar, avskrivningar, lagerförändringar och nedskrivningar. Därefter tas årets resultat fram.
Beroende på föreningens storlek och verksamhet finns det olika krav på hur bokslutet ska upprättas. De flesta mindre föreningar behöver endast ta fram ett förenklat årsbokslut som innehåller en balans- och resultaträkning för hela året. Bokslutet består ofta av två delar, förutom den ekonomiska berättelsen i form av ett förenklat bokslut kan det innehålla en verksamhetsberättelse som beskriver föreningens aktiviteter och händelser under året.
Bokslutet ska granskas av föreningens revisorer och fastställs slutligen på årsmötet tillsammans med hur årets resultat ska disponeras (om de ska övergå i ny räkning eller om det ska investeras i någon verksamhet, eller liknande.)
En budget är en prognos över framtida planerade ekonomiska händelser som rör resultaträkningen, både intäkter och kostnader, och sträcker sig oftast över ett år. Budgeten är ett viktigt verktyg i arbetet med att styra föreningens ekonomi, som att stämma av det verkliga resultatet med det planerade resultatet och utifrån det fatta relevanta beslut.
Likviditet är måttet på föreningens ”kortsiktiga betalningsförmåga”. Har föreningen möjlighet att betala sina skulder i tid är den likvid. En förenings likviditet kan därmed vara olika bra under olika delar av året. Det kan vara bra att tänka på när ni planerar att göra stora inköp och investeringar, att det görs när det finns pengar på kontot.
Många föreningar arbetar med verksamhet i projektform, det kan vara ett bra sätt att stärka upp ekonomin och satsa på ny verksamhet. Inför ett projekt är det viktigt för en styrelse att fundera på de krav som ställs på föreningens ekonomi. Klarar föreningen av att betala alla kostnader och utgifter om utbetalningen från projektfinansiären dröjer?
Vad händer om projektredovisningen inte uppfylls och föreningen inte får hela det sökta beloppet? Krävs särskild redovisning för projektet?
Ge er själva tid att gå igenom olika scenarier innan ni ansöker om projektpengar, så att ni vet vad ni ger in i.
